Robert Hoschek

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Access to Access

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Access to Access

Robert Hoschek

Sie verfolgen vielleicht schon seit Jahren, wie immer mehr Kollegen und Bekannte ihre Datenbestände mit Microsoft Access verwalten. Aber jedesmal, wenn Sie das Programm, das natürlich schon lange installiert ist, starten, beschleicht Sie das Gefühl, überfordert zu sein. Wer noch keinen Access-Kurs dazu benutzt hat, auf den Zug aufzuspringen, steht also immer noch vor dem Problem, dass Begriffe wie Primärschlüssel und Felddatentyp unangenehm technisch klingen. Dabei ist es gar nicht so schwierig.

Der Einsatz eines Datenbankprogramms liegt nahe, wenn es eine gewisse Menge an Informationen zu verwalten gibt, die zudem auch strukturiert sind. Dies ist bei typischen Anwendungsfällen auch praktisch immer der Fall. Ob es sich nun um eine kleine Bibliothek handelt oder um die Organisation einer bevorstehenden Hochzeit, immer fallen Daten an, die irgendwie strukturiert sind und in einer Beziehung zueinander stehen.

Die wohl häufigsten Daten, welche erfasst werden, sind Adressen. Dabei wird eine Adresse üblicherweise einer Person zugeordnet und diese bilden so eine Einheit. Zumeist greift man dann über den Namen der Person auf die Adresse zu. Erfasst man aber größere Mengen von Personen mit ihren Adressen, so können zwei Probleme auftreten:

l Eine Person hat zwei Adressen

l Zwei Personen haben den gleichen Namen

Im ersten Fall findet man immer die richtige Person, muss aber gegebenenfalls die Adresse wählen.

Im zweiten Fall weiß man nie, ob man die richtige Person gefunden hat. Das kann sehr schnell unangenehm werden, wenn man Name und Adresse z.B. für eine Rechnung benötigt. Wie kann man sicherstellen, dass der Herr Maier vom Bestellschein der gleiche ist wie der von der Rechnung? Dies geschieht durch den Primärschlüssels. Dieser Schlüssel (meist eine Zahl) wird nur einmal für eine Person vergeben. Wenn zwei Maier gleichen Namens existieren, haben sie trotzdem unterschiedliche Primärschlüssel. So ein Primärschlüssel ist Ihnen schon oft untergekommen, Ihre Kundennummer bei XYZ-Versand ist genau das. Damit der Primärschlüssel aber auch zur Wirkung kommt, müssen Sie ihn in Ihrer Datenbank auch benützen. Sehen Sie sich die Abbildung an: Sie zeigt die Beziehungen von Daten in einer Ferienhaus-Verwaltung an.

Sehr schnell können Sie die bislang diskutierten Adressendaten wiederfinden, ihr Primärschlüssel lautet in diesem Fall Gästenummer. Und was meine ich mit „Beziehungen“? Im erwähnten Beispiel wurden die Informationen logisch zusammengefasst und in getrennte Tabellen aufgenommen. Die Eigenschaften eines Appartements sind völlig unabhängig vom Gast oder von der aktuellen Belegung. Die Verbindungslinien in der Abbildung zeigen die Verknüpfungen graphisch an. Wie kann man daraus nun einen Nutzen ziehen? Wenn Sie einem Reiseveranstalter einen Überblick über die vorhandenen Appartements geben wollen, wählen Sie aus der Tabelle Apartments mit einem Filter einfach jene Informationen heraus, die Sie übermitteln wollen (das Datum der letzten Renovierung werden Sie wohl besser für sich behalten). Ein Filter ist eine Eigenschaft von Datenbankprogrammen, unter Berücksichtigung bestimmter Kriterien Daten aus der Datenbank auszuwählen. Um die Auslastung zu einem bestimmten Zeitpunkt herauszufinden, verwenden Sie die Tabelle Buchungen. Für die Buchhaltung ist vor allem die Tabelle Belegung wichtig, weil Sie nur dort feststellen können, ob die Rechnung für ein gebuchtes Appartement (über Buchungsnummer) bezahlt ist und - falls nicht - wer da noch was schuldig ist (über Gästenummer).

Sind Sie nun bereit zum Einstieg? Wenn Sie jetzt loslegen - und sich nebenbei auch noch amüsieren wollen, dann empfehle ich Ihnen die Lektüre von "Echt einfach - Access 97”, danach sollte Ihrer eigenen effektiven Datenverwaltung nichts mehr im Wege stehen.