Karel Štípek

Office

CD-Verzeichnisse archivieren

BUCH

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MS Access 97

CD-Verzeichnisse archivieren

Daten im MS-Access 97 speichern und abfragen

Karel Štípek    prg/cdarc.mdb

Verwendung

Das Programm ermöglicht das Einlesen von Verzeichnissen mehrerer CDs in eine Tabelle. Die gespeicherten Daten können nach verschiedenen Kriterien gesucht und angezeigt werden. So kann schnell festgestellt werden, auf welcher CD sich eine bestimmte Datei befindet, ohne dass mehrere CDs durchgesucht werden müssen.

Datenanalyse

Für jede Datei werden folgende Angaben gespeichert:

l Titel der CD

l Der komplette Pfad

l Name der Datei

l Erweiterung

l Eigendefinierte Notiz

l Alle oben genannten Attribute außer dem Pfad können auch als Suchkriterien auftreten.

Damit der CD-Titel nicht in jedem Datensatz gespeichert wird (unnötiger Speicherbedarf), werden die Titel in der Tabelle tblCD gespeichert. Diese steht mit der Dateien-Tabelle tblDatei in einer Beziehung 1:N, die Verknüpfung erfolgt durch den Schlüssel lCD.

Die gesamte Datenstruktur können Sie dem folgenden Bild entnehmen. Die Präfixe bei den Feldnamen bezeichnen die Datentypen. (Mehr über Datenanalyse und Namenskonventionen z.B. in PCNEWS-53, Seite 85 - „Kartei im MS-Access“).

Programmentwurf

Das Programm besteht aus einem einzigen Formular frmHaupt, das im unteren Teil das Unterformular fsubDatei für die Anzeige der detaillierten Datei-Informationen enthält.

Im oberen Teil rechts kann die logische Bezeichnung des CD Laufwerks eingegeben werden. Mit der Schaltfläche CD einlesen wird der Titel der CD abgefragt und das gesamte Verzeichnis in die Tabelle gefüllt.

Im mittleren Teil des Formulars können die Abfragekriterien eingegeben werden. Die CD kann in einem Kombobox ausgewählt werden, bei der Auswahl des Dateinamen, Erweiterung, bzw. Notiz können die Zeichen „?“ und „*“ wie üblich verwendet werden. Wenn in einem Auswahlfeld nichts eingegeben wird, wird das jeweilige Kriterium als „alle“ interpretiert.

Die Suche wird mit der Schaltfläche Suchen gestartet. Mit Kriterien entfernen werden alle Kriterien gelöscht und alle gespeicherten Datensätze angezeigt.

Im Unterformular können alle Datensätze geändert, gelöscht (oder auch neue eingegeben) werden. Zu jeder Datei kann auch eine eigene Notiz hinzugefügt werden.

Realisierung

Der gesamte Programmcode ist im Klassenmodul des Hauptformulars gespeichert.

CD einlesen

Die Ereignisprozedur der Schaltfläche CD einlesen ermöglicht zuerst die Eingabe des CD-Titels in einem standardmäßigen Dialogfenster und testet anschließend, ob das Laufwerk bereit ist. Wenn ein Fehler auftritt, kann nach Abfrage der Vorgang wiederholt werden.

Private Sub cmdEinlesen_Click()

...

On Error GoTo err_einlesen

cdtitel = _

    InputBox(”Titel der eingelesenen CD“, _

        “Neue CD“)

If cdtitel = ““ Then Exit Sub

‘Test, ob Laufwerk bereit

startpfad = Dir$(Me!txtlaufwerk & „:\*.*“)

...

err_einlesen:

If Err.Number = 76 Then

  If MsgBox _

        („Das CD-Laufwerk ist nicht bereit“, _             vbRetryCancel) = vbRetry Then

    Resume

  End If

...

Der CD-Titel wird in als ein neuer Datensatz in die Tabelle tblCD geschrieben und der neue Wert des Schlüsselfelds wird in der privaten Variablen cdkey gespeichert. Dieser Schlüssel muss nämlich später in alle neu angelegten Datensätze der Tabelle tblDatei geschrieben werden.

Set db = CurrentDb

Set rec = db.OpenRecordset(„tblCD“)

rec.AddNew

rec!sCDTitel = cdtitel

rec.Update

rec.MoveLast

cdkey = rec!lCD

rec.Close

Das Einlesen der gesamten Verzeichnisstruktur ist ein rekursiver Vorgang, der in PCNEWS–51, Seite 102 - „Verzeichnisstruktur im EXCEL-VBA bearbeiten“ ausführlich beschrieben wurde.
Zuerst wird die Tabelle tblDatei geöffnet und die Funktion LesePfad() mit dem Hauptverzeichnis als Parameter aufgerufen.

Set recDatei = db.OpenRecordset(„tblDatei“)

startpfad = Me!txtlaufwerk & „:\“

LesePfad (startpfad)

Die Funktion Dir$() bildet den Kern der Funktion LesePfad(). Dir$() kann nicht rekursiv aufgerufen werden, deswegen müssen zuerst alle Einträge eines Unterverzeichnisses im Array datfeld gespeichert werden.

Wenn das Element des Arrays datfeld ein Verzeichnis darstellt, wird die Funktion rekursiv aufgerufen, wenn es sich um eine Datei handelt, wird ein neuer Satz in der Tabelle tblDatei erstellt. Der Dateiname und die Erweiterung werden in getrennte Felder gespeichert.

Private Sub LesePfad(startpfad$)

.....

ReDim datfeld(0)

dateiname = Dir$(startpfad & “*.*“, vbDirectory)

Do While dateiname  ““

    ‘ Aktuelles und

    ‘übergeordnetes Verzeichnis ignorieren.

  If dateiname <> “.“ And _

        dateiname <> “..“ Then

    i = i + 1

    ReDim Preserve datfeld(i)

    datfeld(i) = dateiname

  End If

  dateiname = Dir

Loop

For i = 1 To UBound(datfeld)

  dateiname = datfeld(i)

  If (GetAttr(startpfad & dateiname) And _

         vbDirectory) = vbDirectory Then

    LesePfad (startpfad & dateiname & “\“)

  Else

    recDatei.AddNew

    recDatei!lCD = cdkey

    recDatei!sPfad = Mid$(startpfad, 3)

    j = InStr(dateiname, “.“)

    If j  0 Then

      recDatei!sDatei = _

                Left$(dateiname, j - 1)

      recDatei!sErweiterung = _

                Mid$(dateiname, j + 1)

    Else

      recDatei!sDatei = dateiname

    End If

    recDatei.Update

  End If

Next i

End Sub

Dateien suchen

Das Unterformular fsubDatei, wo alle gefundenen Datensätze angezeigt werden, ist an die Abfrage qryDiskDatei gebunden. Diese Abfrage erfüllt zwei Aufgaben:

1.    Zeigt zu jedem Datensatz der Tabelle tblDatei den zugehörigen CD-Titel an.

2.    Selektiert die Daten je nach den eingegebenen Selektionskriterien.

Die Funktionalität einer Abfrage besteht eigentlich in der Interpretation eines SQL-Ausdrucks. SQL (Structured Query Language) ist eine Sprachdefinition, die in fast allen Datenbanksystemen implementiert ist.

Der SQL Ausdruck in unserer Abfrage enthält folgende Teile:

l Definition der selektierten Felder

SELECT tblCD.lCD, tblCD.sCDTitel, tblDatei.sPfad, tblDatei.sDatei, tblDatei.sErweiterung, tblDatei.sNotiz

l Verbindung der Tabellen durch den CD-Schlüssel lCD

FROM tblCD LEFT JOIN tblDatei ON tblCD.lCD = tblDatei.lCD

l Selektieren der Daten, die den eingegebenen Kriterien entsprechen. Ein leeres Formularfeld hat den Wert Null, die entsprechende Bedingung ist dann für alle Inhalte des Tabellenfelds erfüllt.

WHERE

((tblCD.lCD=forms!frmHaupt!cboCDTitel)

    OR forms!frmHaupt!cboCDTitel is null) _

    AND ((tblDatei.sDatei like _         forms!frmHaupt!txtDatei)

    OR forms!frmHaupt!txtDatei is null) _

    AND ((tblDatei.sErweiterung like _             forms!frmHaupt!txtErweiterung) _

    OR forms!frmHaupt!txtErweiterung is null) _

        AND ((tblDatei.sNotiz like _             forms!frmHaupt!txtNotiz) _

    OR forms!frmHaupt!txtNotiz is null);

Nach dem Aktivieren der Schaltfläche Suchen wird das Unterformular aktualisiert.

Private Sub cmdSuchen_Click()

  Me!subDatei.Requery

End Sub

Die Ereignis-Prozedur der Schaltfläche Kriterien entfernen löscht zuerst die Inhalte aller Abfragefelder und aktualisiert dann das Unterformular.

Private Sub cmdInit_Click()

  Me!cboCDTitel = Null

  Me!txtDatei = Null

  Me!txtErweiterung = Null

  Me!txtNotiz = Null

  Me!subDatei.Requery

End Sub

Weiterführende Literatur

Die Technik der Arbeit mit den Daten im MS-Access und eine Übersicht des Visual Basics for Applications findet man im unten abgebildeten Buch.

Das Buch beschäftigt sich nicht nur mit MS-Access, sondern geht auch komplexere Probleme an. Alle im Office97-Paket integrierten Anwendungen (Access, Word, Excel, PowerPoint, Outlook) werden aus der Sicht des gegenseitigen Datenaustausches behandelt. Sehr brauchbar finde ich auch die Kapitel über die Windows95-Registrierung, Win32API-Funktionen und Entwicklung einer Hilfe.