Tabelle Workshop - Teil 1

Tabelle verstehen und anwenden

von Rudolf Pöchacker (rpoechacker@vienna.at & http://members.xoom.com/poechacker/)

Was ist eine Tabellenkalkulation? Gibt es in Tabelle eine Funktion mit der ich...? Wie kann ich...? Wozu brauche ich überhaupt Tabelle am Psion? Mit diesen und anderen Fragen, mit denen man im Laufe der Zeit konfrontiert wird, wollen wir uns im Verlauf dieses Workshops befassen. Dabei werden wir uns die verschiedensten Feature der Tabellenkalkulation näher anschauen, Lösungsmöglichkeiten erarbeiten, ein paar kleine Tricks zeigen, etc.

Was ist eine Tabellenkalkulation?

Erinnern wir uns an unsere Schulzeit zurück, um genauer zu sein an unser Mathematikheft. Hatten Sie auch ein kariertes? Wahrscheinlich. Auf die Blätter dieses Schulheftes haben wir unsere Rechnungen eingetragen wenn wir einen Fehler machten, mußten wir diesen mit Tintenkiller korrigieren und den Rechenweg neu beginnen.

Eine Tabellenkalkulation ist im Prinzip nichts anderes, als unser gutes altes Mathematikheft. Sie können auf die Seite der Tabellenkalkulation Ihre Rechnungen schreiben, Formeln einsetzen, usw. und der Psion liefert Ihnen die Ergebnisse.

Sie können mit dem Programm Tabelle Tabellenblätter erstellen und die Tabellenblätter mit PsiWin zwischen Ihrem PC und dem Serie 5 übertragen.

Tabelle verfügt über zwei Ansichten:

• Die Ansicht "Tabelle", in der die Informationen in Zeilen auf einem Tabellenblatt angezeigt werden. Die Zellen werden durch ihre Position in dem Spalten- und Zeilengitternetz definiert.

• Die Ansicht "Diagramm", in der Sie Diagramme auf Basis der im Tabellenblatt gespeicherten Informationen erstellen können.

Damit Sie Ihre Daten auch grafisch darstellen können, brauchen Sie kein Lineals, Schreibstifte, eine Menge an Zeit, sondern nur die Schaltfläche mit dem Stift drücken. Genauso können Sie eine Preiskalkulation durchführen, Umsätze vergleichen etc.

Wie präsentiert sich Tabelle?

Nach dem Starten von Tabelle erscheint der Arbeitsbereich mit einem leeren Arbeitsblatt. Im Prinzip könnten wir sofort mit der Eingabe unserer Daten beginnen, doch zuerst schauen wir uns noch schnell die grundlegenden Elemente an, die in der Grafik mit Pfeilen und Schrift gekennzeichnet sind.

In der Symbolleiste wird eine Auswahl der wichtigsten Befehle durch grafische Symbole (Icons) dargestellt. Sie sind stellvertretend für den entsprechenden Befehl aus der Menüleiste. Neben der Symbolleiste wird der Name des aktiven Arbeitsblattes (Tabelle) angezeigt.

Gleich unter der Symbolleiste befindet sich die Bearbeitungszeile! Mit dieser können Sie den Inhalt einer aktiven Zelle ändern oder betrachten. Dies ist z.B.: sinnvoll, wenn Sie in einer aktiven Zelle eine Formel definiert haben, dort aber der ausgerechnete Wert steht. In der Bearbeitungszeile sehen Sie aber auf jeden Fall die zugrundeliegende Formel. Wenn Sie den Inhalt einer Zelle ändern, können Sie das mit der Enter-Taste bestätigen oder mit der ESC-Taste verwerfen.

Das Arbeitsblatt ist in Spalten und Zeilen unterteilt, in dem wir unsere Werte, Formeln usw. eintragen können. Die aktive Zelle, die in der Bearbeitungszeile dargestellt wird, ist immer dick umrahmt. In der Befehlszeile sehen wir auch im linken Eck die "Adresse" der gerade aktivierten Zelle. In unserer Grafik ist dies "A1", für die erste Spalte A und für die erste Zeile 1. Nun könnten wir einen Wert über die Bearbeitungszeile eingeben oder auch direkt in die Zelle selbst schreiben. Probieren Sie es aus!

Bewegen im Tabellenblatt:

Tippen Sie auf eine Zelle, um sie zu markieren, oder bewegen Sie sich mit den <PFEIL> Tasten im Tabellenblatt. Halten Sie die <STRG> Taste gedrückt und verwenden Sie die <PFEIL> Tasten, um eine ganze Bildschirmseite auf einmal weiterzublättern. Sie können die Anzahl der gezeigten Zeilen mit den Zoom-Befehlen ändern.

Markieren von mehreren Zellen: Ziehen Sie den Stift von der ersten Zelle über die gewünschten Zellen, oder halten Sie die >UMSCHALT> Taste gedrückt und verwenden die <PFEIL> Tasten.

Markieren einer ganzen Spalte oder Zeile: Tippen Sie auf den Spalten- oder Zeilenkopf, z.B.: "C" oder "2".

Markieren des ganzen Tabellenblattes: Tippen Sie auf das Rechteck in der oberen linken Ecke.

Spalten und Zeilen

Bei den Zeilen stehen die Werte nebeneinander (horizontale Anordnung) und bei Spalten untereinander (vertikale Anordnung). Jede Zeile hat eine spezifische Adresse. Dabei werden die Spalten mittels Buchstaben bezeichnet, z.B. E,F, usw. und die Zeilen durch Ziffern adressiert, z.B. 4,5,6, usw.

Die Ziffer 5 steht z.B. in der Grafik in der Zelle "A5". Auch stehen alle Ziffern unserer Grafik im Adreßbereich "A1:A5".

Eingeben von Daten

Wie schon kurz erwähnt, können Sie die Daten über die Bearbeitungszeile eingeben, was jedoch umständlich ist. Viel einfacher ist es natürlich, wenn Sie die Daten direkt in die Zellen eingeben. Kontrollieren Sie, ob die Zelle "A1" die aktive ist - richtig die linke oberste Zelle. Nun wollen wir die Werte 1,2,3,4 und 5 eingeben. Dazu tippen Sie 1 und drücken Enter. Wie Sie sehen können, springt die Markierung für die aktive Zelle in die nächste Zeile. Nun können Sie 2 eingeben, usw.

Wenn Sie 1,2,3,4 und 5 in einer Zeile eingeben möchten, verfahren Sie ähnlich. Geben Sie 1 ein und drücken die PFEILTASTE nach rechts. Dadurch gelangt die aktive Zelle, um eine Zelle nach rechts. Mit 2,3,4 und 5 verfahren Sie ebenso. Nun haben wir die Ziffern in einer Zeile stehen.

Wie Sie sehen können, gelangen Sie durch drücken der Enter-Taste in die nächste Zeile oder durch eine der Pfeiltasten in die angegebene Richtung. Wenn Sie eine Zelle direkt anspringen wollen, so besteht natürlich auch die Möglichkeit, mit dem Stift die Zelle, die aktiv sein soll, zu markieren.

Arbeiten mit Formeln

Bis jetzt haben wir nur mit Werten (Zahlen) gearbeitet, doch die Stärke einer Tabellenkalkulation liegt in der Flexibilität. Das heißt, Sie können auch Text eingeben, Formeln und Funktionen definieren usw.

Neben der Eingabe normaler Daten ist auch die Definition von Formeln einer der wichtigsten Aufgaben, die eine Tabellenkalkulation beherrschen muß. Eine Formel oder auch Funktion beschreibt dem Programm, was mit den eingegebenen Daten passieren soll.

Nehmen wir an, Sie haben die Werte 1,2,3,4 und 5 in der Spalte A untereinander eingegeben. Nun möchten Sie in der Zelle A6 die Summe der fünf Werte ausgerechnet haben. Kein Problem. Machen Sie die Zelle A6 zu Ihrer aktiven Zelle, z.B. durch antippen mit dem Stift. Geben Sie nun die Formel "=a1+a2+a3+a4+a5" ein und drücken Sie Enter. Die Zeile ändert den Wert auf 15, die Summe der fünf oberen Zellen.

Diese Vorgangsweise ist bei nur fünf Zellen noch sehr einfach, doch was machen Sie bei 20 oder 50 Zellen? Genau, Sie benutzen eine der Tabelle Funktionen. Tabelle hat eine Vielzahl von verschiedenen vordefinierten Funktionen und Befehlen, die Ihnen Ihre Arbeit wesentlich erleichtern können. So gibt es z.B. die Funktion SUMME.

Wir summieren wieder unsere fünf Werte in Zelle A6. Geben Sie in diese Zelle "=Summe (A1:A5)" ein und drücken Sie Enter. Wieder erscheint das richtige Ergebnis.

Der Unterschied zur ersten Lösungsmöglichkeit ist, daß Sie dort mit einzelnen Zellen gerechnet haben und in der zweiten Lösung mit einer Funktion und einem Adreßbereich. Sie hätten im zweiten Fall auch Zellen in mehreren Spalten und Zeilen summieren können, eben alle Zellen im Adreßbereich.

Eine weitere Möglichkeit bietet das Summenzeichen in der Symbolleiste. Wir haben nun wieder in Spalte "A" unsere fünf Werte "1,2,3,4 und 5" eingegeben. Die aktive Zelle sollte "A6" sein. Tippen Sie nun mit dem Stift auf das Summen – Icon . Tabelle summiert automatisch die fünf oberen Zellen, bestätigen Sie die Funktion mit Enter oder gehen mit den Pfeil-Tasten weiter.

Wenn Sie z.B. zwei Spalten mit Werten haben und die erste und zweite Spalte in einen Wert summieren möchten, dann geben Sie in Zelle "B4", da die Gesamtsumme in der zweiten Spalte stehen soll, die Formel "=SUMME(A1:B:3)" ein und betätigen die Enter-Taste, oder bewegen sich zu einer anderen Zelle, um das Ergebnis auf den Tabellenblatt anzuzeigen.

Aber Achtung! Das Summen - Icon berechnet nur die Summe einer Zeile oder Spalte.

Dies sind natürlich noch nicht alle Funktionen bzw. Einsatzmöglichkeiten von Tabelle, wir werden aber noch verschiedene kennenlernen.

Eine Tabellenkalkulation soll nicht nur richtige Ergebnisse liefern, sondern schnell und einfach zu Resultaten führen. Hier ist die Hilfe Funktion unter <Fn>+<+>. zu erreichen, sehr hilfreich.

Markieren und ein bischen mehr

Auch das Markieren von Zellen sollten Sie beherrschen. Wenn wir nun den Bereich A1:C3 (3 Zeilen und 3 Spalten) markieren wollen, so gehen wir mit dem Stift in Zelle A1 und ziehen den Stift auf die Zelle C3 und der Bereich ist markiert. Das gleiche Ergebnis erhalten wir mit der Umschalt-Taste und den Pfeil-Tasten (hierbei müssen wir die Umschalt-Taste gedrückt halten).

Eine andere Möglichkeit bietet die Funktion "Alles markieren". Dazu müssen wir nur das leere Kästchen neben Spalte A und Zeile 1 (im linken oberen Eck) mit dem Stift anwählen und siehe da, die ganze Tabelle ist markiert.

Als drittes Szenario würde sich die Mehrfachselektion anbieten. Nehmen wir an, Sie möchten die Umsatzzahlen von 1996 und 1998 markieren und zusammenzählen. Kein Problem mit der Formel "Summe". Doch mit der normalen Markiertechnik werden wir hier leider nicht sehr weit kommen.

Wir haben zwei Möglichkeiten: Wir markieren zuerst die Umsatzzahlen für das Jahr 1996. Nun müssen wir die <Strg> Taste niedergedrückt halten und mit dem Stift die Umsatzzahlen für 1999 markieren. Schon ist es geschehen, wir haben zwei verschiedene Bereiche markiert.

Die zweite Möglichkeit wäre die ganze Formel einfach einzugeben. Wir müßten dazu in die Bearbeitungszeile "=Summe(b2:e2;b4:e4)" eingeben. Hier ist das Semikolon - das die Eingabe mehrerer Bereiche in einer Formel ermöglicht - wirklich nützlich.

Format

Damit Ihre Kalkulationen nicht nur richtig sind, sondern auch schön und übersichtlich, sollten Sie auf die Formatierungsmöglichkeiten von Tabelle zurückgreifen. Im Menü "Format" finden Sie alles, was Sie dazu brauchen!

Wir können in dem Zellen-Fenster unsere Zelle oder einer Gruppe von Zellen jedes beliebige Aussehen geben - ganz nach Bedarf.

Im Unterpunkt "Schriftart" finden Sie alles um die Schrift zu manipulieren, sei dies durch das Ändern der Schriftart, den Schriftschnitt (Kursiv, Fett,...) usw. Hier können Sie z.B. Überschriften und Bezeichner besonders hervorheben.

Im Unterpunkt "Zahlen" legen wir das Zeichenformat unserer Zelle fest z.B. ob der Inhalt der Zelle eine Zahl oder ein Text ist.

Bei "Ausrichtung" kommt es darauf an, wie wir den Zelleninhalt aufgeteilt haben wollen. Hier finden Sie Einstellungsmöglichkeiten für die horizontale und vertikale Ausrichtung genauso wie den Zeilenumbruch.

Weiters finden Sie noch Manipulationsmöglichkeiten für Rahmen (wobei Sie jede Rahmenseite einzeln beeinflussen können) und eine Zellenschattierung ist möglich.

Natürlich gelten diese Formateinstellungen nicht nur für je eine Zelle. Wenn Sie einen Bereich markieren oder mittels Mehrfachselektion mehrere Bereiche, dann gilt die Formatzuweisung für alle markierten Zellen.

Sobald Sie im Menü "Format" und "Zahl...“ ausgewählt haben, ändern sich alle (markierten) Zellinhalte in das gleiche Format. Der Grund für dieses Phänomen liegt im Tabelle-Innenleben. Tabelle beginnt ab dem 30.12.1899 zu zählen - probieren Sie es aus, indem Sie "0" eingeben, im Menü auf "Format" und unter "Zahl... " wählen Sie "14.03.1999 13:30", es erscheint der 30.12.1899 00:00. Erhöht man den Wert auf 1 erhält man schon den 31.12.1899 00:00 usw. Wenn Sie jedoch "14.3.99 (tt/mm/jj)" anwählen, und "0" eingeben erscheint der 30.12.99, bei 1 erscheint der 31.12.99 usw.

Sie können sich vorstellen was passiert, wenn man ein Datum auf Zahl umformatiert und umgekehrt! Also aufpassen und die Formate hier schön getrennt lassen - genauso wie unsere Devise "Einfach ausprobieren" heißen muß!

Was machen wir, wenn uns die Spaltenbreite zu gering ist und wir dadurch nicht den gesamten Zellinhalt sehen können? Das und anderes sind die alltäglichen Probleme, mit denen Sie beim Einsatz von Tabelle konfrontiert werden.

Das Aussehen eines Zellinhaltes zu verändern, sollte uns nicht mehr all zu schwer fallen, denn im Menü "Format" finden wir unter "Spaltenbreite" - auch über >Umschalt>+<Strg>+<b<, zu erreichen - die entsprechende Manipulationsmöglichkeit.

Doch angenommen wir geben in Tabelle unsere Zahlen ein und ändern das Zahlenformat auf Währung. Wenn die Spaltenbreite zu gering eingestellt ist, kann es passieren, daß der Zellinhalt nicht mehr angezeigt wird. Im Fall von Zahlen wird die nun nicht komplett darstellbare Zahl durch mehrere Rauten (########) ersetzt. Textinhalte hingegen werden einfach abgeschnitten.

Sie haben nun die Möglichkeit die Spalte über das Format Menü zu verändern. Prinzipiell können Sie einen genauen Wert im Unterpunkt "Spaltenbreite" eingeben (z.B. eine Breite von 12 Zeichen), worauf Tabelle die markierte Spalte sofort anpaßt.

Eine weitere Möglichkeit, mit der Sie die Spaltenbreite verändern können, bietet Ihnen der Stift. Gehen Sie dazu in den Spaltenkopf und tippen Sie mit dem Stift auf den rechten Rand. Nun können Sie beobachten, wie sich der senkrechte Strich mit waagrechten Doppelpfeilen verwandelt; mit dem Stift können Sie die Spaltenbreite beliebig in beide Richtungen verschieben. Sobald Sie mit den Stift loslassen, ändert Tabelle die Breite auf den gewünschten Wert.

Genauso können Sie auch mit der Zeilenhöhe verfahren. Interessant in diesem Zusammenhang ist noch, daß längere Zellinhalte z.B. auf zwei Zeilen umgebrochen werden können. Dazu gehen Sie in das Menü "Format" und finden unter "Ausrichtung" die Option "Text auf Zellenbreite umbrechen". Aktivieren Sie diese Option mit dem Stift und bestätigen Sie mit Enter. Der Text sollte nun umgebrochen werden. Sie müssen so bei einem längeren Text nicht unbedingt die Spaltenbreite vergrößern.

Mit den Befehlen "Zeilenhöhe" und "Spaltenbreite" können Sie Zeilen und Spalten "verschwinden" lassen und natürlich wieder darstellen. Nützlich ist die Funktion z.B. wenn in der ersten Spalte die Jahreszahlen stehen und in den darauffolgenden 12 weiteren Spalten Umsatzwerte für die einzelnen Monate. In der Spalte "N" haben wir schließlich noch die Umsatzsummen für das gesamte Geschäftsjahr.

Wenn uns aber nur die Umsatzzahlen interessieren, dann ist es ziemlich mühsam (besonders bei noch größeren Datenmengen), wenn wir jetzt über alle Monate blicken und am Schluß erst die Gesamtsummen finden.

Wir markieren mit dem Stift ganz einfach die Spalten mit den Monaten (B bis M) und wählen im Menü "Format" "Spaltenbreite" und stellen den Wert auf "0" Zeichen.

Sofort werden die Monatsspalten "unsichtbar" und wir haben die Spalte "Umsatz" und "Gesamt" direkt nebeneinanderstehen, was den Überblick wesentlich verbessert!

Wenn wir die Monatsspalten wieder benötigen, markieren wir in diesem Fall Spalte A und N (zwischen diesen beiden liegen unsere Monate) und wählen im Menü "Format" "Spaltenbreite" und stellen den Wert auf "7" Zeichen; jetzt erscheinen die "unsichtbaren" Monate wieder und wir können Sie editieren.

Im Sinne einer besseren Darstellung durch Informationsreduktion nicht benötigter Arbeitsblatteile, sollten Sie diese Funktion verwenden. Wenn Sie die Monate überprüfen wollen, müssen Sie natürlich sichtbar bleiben. Interessant wird natürlich noch die grafische Aufbereitung, die später folgt.

In der nächsten Folge werden wir uns mit dem Begriff des Bezuges auseinandersetzen.