BÜROKOSTEN SENKEN – eine Herausforderung?

Ing. Christiane Mayer EUR ING

Der Erfolgs- und somit der Kostendruck in allen Unternehmen steigt. Dabei denkt das Management sehr oft zuerst an Einsparung-en im Bereich des Personals – Mitarbeiter-abbau, Aufnahmestopp, Kürzung von Sonderleistungen etc. Das muss nicht sein. Derzeit wird oft über-sehen, dass vor allem im Hardwarebereich ein großes Einsparungspotenzial liegt. Historisch gewachsene Strukturen und hetereogene Systemlandschaften machen einen transparenten Überblick über die Gesamtbetriebskosten sehr schwierig. Wer hier  für Klarheit sorgt, deckt schnell erhebliche Spar- und Optimierungs-potenziale auf. Das klassische Büro Im Laufe der Zeit wurde in vielen Betrieben, Institutionen praktisch jeder Arbeitsplatz mit einem separaten Laserdrucker ausgestattet. Werden diese nicht voll genutzt, schnellen die Kosten für jede gedruckte Seite in die Höhe. Denn: Auch bei selten genutzten Systemen entstehen zum Teil hohe Fixkosten. Eine Situation, die jeder kennt! Die Ansammlung von Kopierern, Druckern und sonstiger Bürokommunikation ist in den meisten Unternehmen ein organisch ge-wachsenes Gebilde - oft über diverse Anschaffungswege gekauft, gemietet oder geleast. Folgende Fragen sollte man sich stellen: · Wie viele Benutzer gibt es? · Wie hoch ist der Preis pro Seite? · Wie viele Seiten werden pro Monat  gedruckt? Zu viele Drucker bedeuten… · zu wenige Nutzer pro Gerät · zu wenige Seiten pro Monat   und Gerät · zu hoher Preis pro Seite Ein Austausch des traditionellen Flur-kopierers gegen ein digitales Multifunktions-system ermöglicht die effektive Bündelung des Druckaufkommens auf nur einem Gruppensystem. Und zwar zu deutlich geringeren Kosten. Die Lösung Reduzieren der Druckkosten und zukünftig nur dem tatsächlichen Nutzen entsprechend zahlen! Einen optimierten und einheitlichen Preis für jede gedruckte, kopierte oder als FAX empfangene Seite. Mehr Kostentransparenz und Flexibilität zu deutlich geringeren Kosten. Vorteile Nutzen Sie die Einsparpotenziale Ihrer Bürokommunikation voll aus. Mit der gesamten Hardware in der Miete und einem einheitlichen Seitenpreis verfügen Sie über maximale Kostrantransparenz und mehr Flexibilität für zukünftige Veränderungen.

Eine mögliche Lösung am Markt: TOM - Total Office Management Total Office Management beschreibt das umfassende Lösungsprogramm von NRG Gestetner. Es orientiert sich am Kundenbedürfnis und setzt die Betreuung der gesamten Büro-kommunikation im Hard- sowie im Softwarebereich, Dokumenten-management (DMS) in der Beratung und im Service durch einen Anbieter in die Realität um. Das T.O.M.-Konzept steht auf drei tragenden Säulen  : 1) Cost Solutions Durch mehr Kostentransparenz bekommen Sie Ihre Bürokommunikationskosten in den Griff. Kostensparmodelle für die Bereiche Einkauf, IT und Organisation garantieren den Erfolg. 2) Workflow Solutions Die IST-Situation Ihrer Bürokommunikation wird genau unter die Lupe genommen. Analysen der Divisions Office Consulting und IT-Services & Support führen zu einer optimierten Struktur der Büro-kommunikation. 3) Product Solutions Ein Konzept, bei dem alle Komponenten aus einer Hand bedacht und geplant wurden. Office Equipment - Hard- und Software-Lösungen auf höchstem Niveau.    Planen Sie Ihre Bürokosten durch die Office Consulting-Unternehmensanalyse. Kosten gedruckter Seiten sind außerdem weitgehend unbekannt und werden unterschätzt. Teure Arbeitsplatzdrucker finden zu große Verbreitung. Systeme sind hinsichtlich ihres Einsatzvolumens nicht optimiert! Das sollte nachdenklich machen! Hier besteht Handlungsbedarf! Geschultes Analysepersonal kommt in Ihr Unternehmen, nimmt die gesamte Hardware auf und skizziert Ihre Bürolandschaft. Auf Lageplänen wird die in Ihrem Haus eingesetzte Hardware dargestellt.

Jedes einzelne Gerät ist im Globalüberblick unter anderem nach folgenden Kriterien aufgeführt: þ Datum & Preis der Anschaffung  þ Buchwert zum Analysezeitpunkt þ Produktivität (mtl. Druck-, Kopier-      oder Faxvolumen) þ Standort (Gebäude, Etage, Büro, ...) þ Anzahl der Nutzer im Zugriff þ Kosten pro Seite þ Einzel-u. Gesamtkosten nach     Technologien getrennt þ TCO-Preis jeder einzelnen Seite         sowie im Überblick          þ Separate Wartungskosten þ  Separate Verbrauchskosten þ Gesamtproduktivität aller      Hardwarteile þ Bewertung eines möglichen      Oversizing Nutzen Sie den Einsparungseffekt für Investitionen in Ihrem eigentlichen Kernbereich – Ausbildung, Weiterbildung und Förderung Ihrer MitarbeiterInnen, Produktweiterentwicklung, Marktgewinnung, Kundenbindung und vieles mehr. Funktionen und technische Daten Senden wir gerne zu. Anforderungen unter CRM-Consulting Ing. Christiane Mayer EUR ING Josefstraße 96/1/2 A-3100 St. Pölten Tel.& FAX 02742/79 1 96 E-Mail: crmmayer@eunet.at