Paul Belcl
Mit dem Tool „Outlook Sync DB“ (http://www.schultz-it.de/Products/OutlookSyncDb.aspx)
ist es möglich nahezu jede Datenquelle in Outlook zu syncen.
Hat man, wie ich, eine sehr umfangreiche Adressdatenbank mit vielen besonderen Funktionen, dann kommt immer wieder der Wunsch auf, diese gut gepflegten Daten auch in Outlook zu verwenden.
Für all diese Zwecke ist Outlook Sync DB von Andreas Schultz eine gute Lösung.
Die Software kann nahezu jedes gängige Datenbank Format auf Datensatzebene mit Outlook synchronisieren. Man kann viele Optionen zur Synchronisation auswählen. Beispielsweise ob die Datenbank als ODBC Datenquelle vorhanden ist, oder in einer .mdb Datei.
Genau so kann man auswählen ob man mit einem Outlook Postfach (.pst-Datei) syncen will, oder mit einem Exchange Postfach. Auch kann man das Standard Profil von Outlook verwenden ohne Rücksicht auf die Anbindung dahinter.
Beim Synchronisieren lassen sich Filter setzen, oder SQL-Statements verwenden um die Datensätze zu selektieren die man syncen will. In meinem Fall konnten sogar Bilder die in der Access Datenbank als Dateipfad verknüpft waren in Outlook übernommen werden.
Die
Synchronisation funktioniert allerdings „nur“ auf Datensatzebene. Das bedeutet
es wird nur ein kompletter Kontakt einer Person synchronisiert und nicht
einzelne Felder.
Das birgt zwar eine kleine Stolperfalle, denn wenn man an EINEM Kontakt auf
beiden Seiten ein anderes Feld ändert und danach synchronisiert, dann wird die
zuletzt gemachte Änderung durchgeführt und die Änderung vorher in diesem einen
Kontakt überschrieben.
Warum das so ist, kann einfach erklärt werden.
Für eine Synchronisation auf Feldebene, müsste der Synchronisationsstatus nahezu die doppelte Größe der Datenbank haben. Da ja der letzte Wert jedes Feldes von Outlook und von der Datenbank im Synchronisationsstatus gespeichert werden müsste. Ansonsten ließe sich ja nicht ermitteln, welches Feld sich seit der letzten Synchronisation geändert hat.
Das
würde bei großen Datenbanken nicht nur viel Platz verbrauchen, sondern auch
sehr lange dauern. Daher ist es besonders für „große“ Anwendungen von Vorteil
die Daten auf Datensatzebene zu behandeln.
Outlook Sync Db speichert lediglich einen Hashwert über alle Felder pro
Datensatz im Synchronisationsstatus. Das hat zwar den Nachteil dass nur immer
ein Kontakt mit allen Feldern behandelt werden kann. Dafür bekommt man den Vorteil
dass die Speichergröße für den Synchronisationsstatus klein ist und die
Synchronisation wesentlich schneller abläuft. Damit lassen sich Datenbanken mit
mehreren Zehntausend Kontakten in brauchbarer Zeit synchronisieren.
Outlook
Sync Db ist meines Wissens die einzige Lösung auf dem Markt, die überhaupt eine
„echte“ Synchronisation in beide Richtungen ermöglicht.
Ich
habe die Software getestet und damit die Daten meiner Adress Datenbank in
Outlook 2010 synchronisiert.
Das Programm läuft komplett eigenständig und braucht daher Outlook nicht mal
installiert, wenn man beispielsweise Daten mit einem Exchange Postfach syncen
möchte.
Natürlich lässt sich auch die Richtung der Datensynchronisation auswählen, in meinem Fall wird nur von der Adressdatenbank in Outlook synchronisiert, da die Access Datenbank nach wie vor meine „Basis“ ist.
Nachdem festgelegt ist welche Art von Datenbasis synchronisiert werden soll, kann das Ziel ausgewählt werden. In meinem Fall ist das ein Exchange Postfach, welches ich über ein Outlook Profil einbinde. Nach der Auswahl der zu synchronisierenden Datenquelle (Abb02) kommt die Auswahl der Felder dran. (siehe Abb03).
Rechts sind alle in Outlook verfügbaren Felder angeführt. Rechts die Felder der Datenbank. Ist die Feldauswahl beendet kann man sie auch für spätere Verwendung als Profil abspeichern, somit muss man sich diese mühsame Arbeit nur einmal antun!
Danach legt man noch fest ob ein Filterkriterium zum Synchronisieren benötigt wird (Abb04) und ob man nur in eine Richtung synchronisiert, oder in beide Richtungen (Abb05).
Ist alles fertig eingerichtet, dann gibt es noch eine Zusammenfassung der eingestellten Felder. Hier kann man nochmal prüfen ob alle Felder richtig verbunden sind und ob alle Einstellungen passen.
Danach kann die Synchronisation schon starten.
OutlookSyncDb ist ein sehr flexibles Werkzeug, nahezu jede Datenquelle in Outlook zu bekommen. Zwar ist dies „nur“ auf Datensatz Ebene möglich, aber in vielen Fällen reicht das aus um mit wenig Aufwand ans Ziel zu gelangen.
Die Software funktionierte in meinem Test stabil. Toll fand ich, dass Andreas Schultz für meine Fragen immer offen und hilfsbereit war. Einige kleine Dinge die ich mir noch wünschte, wurden von ihm auf die ToDo gesetzt, da er sie auch für Sinnvoll erachtete. Wirklich vorbildlich…