BASICS

Susanne Riedler

susanne.riedler@aon.at

OFFICE

Win-Word-Kurs

WinWord-Kurs

In den PCNEWS-Ausgaben des Jahres 1999 wird ein Word-Kurs von Susanne Riedler abgedruckt. In diesem Heft finden Sie die Teile
& Unser erstes Dokument entsteht
& Wir bearbeiten unsere Texte
& Wir bringen unsere Dokumente ins richtige Format

Susanne Riedler

„Unser erstes Dokument entsteht“

Erfassen eines Textes

Erfassen Sie einen Text grundsätzlich immer im Fließtext mit automatischer Zeilenschaltung. Sie ersparen sich dadurch viel Arbeit bei der Formatierung! Wenden Sie die RETURN-Taste nicht wie bei Ihrer Schreibmaschine an!

Automatische Zeilenschaltung

Wenn Sie den Text fortlaufend als Fließtext erfassen, wird die Zeilenschaltung in der Randzone automatisch beim Schreiben eines längeren Wortes, das nicht mehr in die Zeile passt, ausgelöst.

Drücken Sie nur bei einem Absatz, bei einer Überschrift oder bei einer Leerzeile, die Sie auch bei einer Formatänderung erhalten wollen, die «RETURN»-Taste.

Schnelle Fortbewegungsmöglichkeiten mit Cursortasten

Um die Einfügemarke schnell an eine bestimmte Stelle zu bewegen, gibt es - neben der linken Maustaste - folgende Tastenkombinationen:

Neben den wichtigsten Tastenkombinationen gibt es auch noch weitere Kurzbefehle, mit denen Sie die Einfügemarke bewegen können:

Korrekturmöglichkeiten

Wenn Sie nach der Texterfassung Ihren Text überarbeiten bzw. korrigieren möchten, bietet Ihnen Word einige Möglichkeiten. Sie müssen zuvor immer den Cursor (Einfügemarke) an der gewünschte Stelle positionieren. Verwenden Sie dazu die Cursortasten (Pfeil-Tasten) oder klicken Sie mit der linken Maustaste und aktivieren so die Einfügemarke.

Zeichen/Text einfügen

Positionieren Sie den Cursor und schreiben Sie den Text. Der nachfolgende Text rückt automatisch nach rechts.

Zeichen überschreiben

Drücken Sie «Einfg», so wird der bestehende Text bis zum nächsten Absatzzeichen überschrieben. In der Statuszeile wird die Funktion durch ÜB angezeigt. Ausschalten des Überschreibmodus: Doppelklick auf ÜB  in der Statuszeile oder  «Einfg» drücken.

Markierung

Wenn Sie eine Veränderung oder Gestaltung in Ihrem Dokument vornehmen möchten, müssen Sie immer zuerst den Text markieren, um Word mitzuteilen, welcher Abschnitt verändert oder gestaltet wird.

Sie können einen markierten Text:

l bewegen

l kopieren

l löschen

l überschreiben

l die Darstellung verändern (Zeichenformatierung, Absatzgestaltung ...)

In Word lassen sich nur zusammenhängende Textabschnitte markieren, eine Mehrfachmarkierung – wie z.B. in Excel – ist in Word nicht möglich.

Möchten Sie die Markierung aufheben, so klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine beliebige Stelle oder bewegen Sie die Einfügemarke mit Hilfe der Cursortasten! Anderenfalls ist Ihr Text gelöscht!

8 Einige Tipps zum Markieren mit der Maus

7Markierung mit den Tasten

Neues Dokument speichern

Ein neues Dokument, das noch unbenannt ist, speichern Sie wie folgt:

Es wird in allen Fällen das Dialogfeld Speichern unter angezeigt:

Sie finden in diesem Dialogfeld eine Liste „Speichern in“.
In dieser Liste wird der momentan eingestellte Speicherort angezeigt. Dies ist standardmäßig der Ordner „Eigene Dateien“ auf der Festplatte. Wählen Sie den gewünschten Ordner.

Im Feld „Dateiname“ geben Sie den Dateiname ein (Word schlägt den Dokumentanfang als Dateinamen vor). Sie können den Namen übernehmen oder überschreiben.

An den Namen, den Sie vergeben, hängt Word automatisch einen Punkt und die Endung „doc“ an. An der Endung erkennt Word, um welche Datei es sich handelt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.

Änderungen im Dokument speichern

Wenn Sie Ihr gespeichertes Dokument weiterbearbeiten, werden die Änderungen nicht automatisch gespeichert. Das Speichern der Änderungen geht wesentlich schneller, als das erste Speichern, da Sie bereits einen Dateinamen und den Speicherort vergeben haben.

Wählen Sie eines der folgenden Verfahren um Änderungen zu speichern (dabei wird die ursprüngliche Fassung durch die geänderte Version überschrieben):

Dokument unter einem anderen Namen oder anderen Ort speichern

Um einen neuen Namen oder einen anderen Speicherordner festzulegen, wählen Sie Menü „Datei Speichern unter“. Die ursprünglich gespeicherte Version bleibt am alten Speicherplatz mit dem ursprünglichen Namen erhalten.

Neuen Ordner anlegen

Um eine optimale Verwaltung und Organisation der Dateien zu gewährleisten, ist das Anlegen von Ordnern unerlässlich. Sie haben in Word 97 die Möglichkeit, von hier aus neue Ordner anzulegen.

l Wählen Sie Menü	Datei Speichern unter
l Wählen Sie unter „Speichern in“ den übergeordneten Ordner/Programm.
l Klicken Sie auf das Symbol „Neuen Ordner erstellen“.
l Überschreiben Sie den Standardnamen „Neuer Ordner“ mit dem Namen für Ihren neuen Ordner.
l Doppelklicken Sie auf den neuen Ordner, um ihn zum Speichern zu öffnen.

Drucken eines Dokuments

Sie können den Druck des gesamten Dokuments auf verschiedene Weise starten. Für den kompletten Ausdruck gibt es eine schnelle Möglichkeit: das Symbol „Drucken“. Wollen Sie Ihr Dokument mehrmals drucken, oder nur bestimmte Seiten oder Bereiche eines Dokuments drucken, öffnen Sie das Dialogfeld „Drucken“, um den Umfang des Ausdrucks zu steuern.

Menü    Datei Drucken

Es öffnet sich das Dialogfenster “Drucken”.

Tastenkombination    «Strg »«P»

Mit dieser Tastenkombination öffnet sich das Dialogfeld „Datei Drucken“.

Dokument schließen

Word zeigt Ihnen auch nach dem Speichervorgang Ihr Dokument am Bildschirm an. Sie können mehrere Dokumente öffnen und bearbeiten. Jedes geöffnete Dokument beansprucht einen Teil des Arbeitsspeichers und verlangsamt die Arbeitsgeschwindigkeit. Nachdem Sie eine Dokument bearbeitet haben, sollten Sie es deshalb schließen.

Zum Schließen eines Dokuments verwenden Sie eines der folgenden Verfahren:

Öffnen von Dokumenten

Wenn Sie ein Dokument gespeichert haben, möchten Sie es vielleicht zur weiteren Bearbeitung wieder öffnen. Für die vier zuletzt bearbeiteten Dateien gibt es eine besonders schnelle Variante diese zu öffnen. Beim Öffnen wird ein Dokument in den Arbeitsspeicher geladen und der Dateiinhalt auf dem Bildschirm angezeigt.

Bei all diesen Möglichkeiten aktivieren Sie das Dialogfeld „Öffnen“.

Wird die gewünschte Datei in dem vorgeschlagenen Ordner nicht angezeigt, klicken Sie auf das Symbol „übergeordneter Ordner“ bzw. das Feld „Suchen In“ und wählen das gewünschte Laufwerk bzw. den gewünschten Ordner.

Öffnen eines Dokuments, das Sie kürzlich bearbeitet haben

Die Namen der letzten vier Dokumente, die Sie geöffnet haben, werden am Ende des Menüs „Datei“ angezeigt. Klicken Sie auf den gewünschten Dateinamen aus dieser Liste und das entsprechende Dokument wird geöffnet.

Diese Einstellung können Sie auf 9 Dateien erhöhen.

„Wir bearbeiten unsere Texte“

Die Silbentrennung

In der Textverarbeitung werden alle Texte fortlaufend ohne Zeilenschaltung erfaßt. Bei Wörtern, die nicht mehr komplett in die aktuelle Zeile passen, führt Word automatisch einen Zeilenumbruch durch. Durch das Trennen von Wörtern beim Zeilenwechsel können Sie das Aussehen Ihres Dokuments erheblich verbessern, indem Sie einen gleichmäßigen rechten Seitenrand schaffen. Die Silbentrennung bringt den „letzten Schliff“ in Ihr Dokument.

Manuelle Trennung - Bedingter Trennstrich«Strg»«-»

Sie können mit der Tastenkombination «Strg»«-»manuelle Trennstriche am Ende einer Zeile einfügen. Diesen Trennstrich nennt man “bedingten Trennstrich”, da er nur am Zeilenende gedruckt wird.

Automatische Silbentrennung

Die können Ihr Dokument auch automatisch von Word trennen lassen. Word führt die Silbentrennung parallel zur Texteingabe durch und hält sich dabei an die Duden-Regeln.

Automatische Silbentrennung mit Bestätigung

Wenn Ihnen die automatische Silbentrennung zu unsicher, die manuelle Trennung aber zu aufwendig ist, können Sie einen Mittelweg einschlagen. Sie können die automatische Silbentrennung in der Form durchführen, dass sie die Trennungen zwar vorschlägt, Sie aber jeden Vorschlag ablehnen oder auf andere Positionen verschieben können.

Rechtschreibprüfung

Ihr Dokument können Sie während oder nach der Texteingabe auf Rechtschreibfehler überprüfen lassen. Nachdem Sie Word installiert haben, ist die Prüfung während der Eingabe automatisch aktiv. Die Rechtschreibprüfung vergleicht jedes Wort mit den Wörtern des Benutzer-Wörterbuches. Wird ein Wort dort nicht gefunden, wird es rot markiert.

Erfassen Sie folgenden Satz (inklusive Tippfehler):

Führ mich sind Fehller kein Proplem.

l Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das rot markierte Wort „Führ“ um das Kontextmenü der Rechtschreibprüfung einzublenden.

Word bemüht sich, Ihnen Korrekturvorschläge anzubieten. Diese werden am Anfang des Kontextmenüs angezeigt.

l Klicken Sie auf den Korrekturvorschlag, den Sie übernehmen möchten.

Weitere Optionen der Rechtschreibprüfung:

Weitere Möglichkeiten, ein Dokument auf Rechtschreibfehler zu überprüfen:

Thesaurus

Auch der Thesaurus bietet Ihnen eine Austauschfunktion an. Hier geht es allerdings nicht um fehlerhafte Begriffe, die korrigiert werden sollen, sondern um Formulierungen, die durch andere oder bessere Ausdrücke ersetzt werden. Damit lassen sich sowohl Wiederholungen als auch der Stil verbessern.

l Positionieren  Sie den Cursor in das Wort, für das Sie ein Synonym finden möchten.

Wählen Sie in der Menüleiste	Extras Sprache Thesaurus
Klicken Sie auf das gewünschte Synonym und wählen die Schaltfläche „Ersetzen“.	Ersetzen

!	Anmerkung Über die Schaltfläche „Zurück“ kann jeweils zur vorigen Bedeutung des Begriffs zurückgekehrt werden.

Automatische Korrekturen durchführen

Vielleicht kennen auch Sie dieses Problem: Man versucht schnell einen Text einzugeben, „verdreht“ manche Wörter und schreibt „dei“ statt „die“ oder „udn“ statt „und“. Die AutoKorrektur-Funktion ist die ideale Lösung. Sie enthält bereits eine lange Liste mit Korrektureinträgen und korrigiert die Tippfehler während der Eingabe automatisch.

Sie können Fehler, die in der Korrekturliste noch nicht enthalten sind, hinzufügen.

Wählen Sie	Extras AutoKorrektur
Geben Sie im Feld „Ersetzen“ das falsch geschriebene Wort ein „nich“.	nich
Im Feld „Durch“ geben Sie das richtig geschriebene Wort ein „nicht“.	nicht
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
Schließen Sie die AutoKorrektur mit „OK“.

!	Tipp Nicht immer sind die Voreinstellungen der AutoKorrektur ideal. Die Einstellungen „Zwei Großbuchstaben am Wortanfang korrigieren“ und „Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen“ können schon lästig sein. Schalten Sie sie aus!

Verschieben und kopieren von Text über die Zwischenablage

Einer der vielen Vorteile bei der Arbeit mit einem PC ist, das Sie Texteingaben nur einmal zu machen brauchen. Benötigen Sie einen Text/Objekt ein zweites Mal oder an einer anderen Stelle, haben Sie die Möglichkeit Ihren Text zu kopieren bzw. umzustellen.

Ausschneiden	Ausschneiden bezeichnet man ein Verfahren, bei dem ein Objekt markiert und an der aktuellen Position entfernt wird. Es wird allerdings nicht gelöscht, sondern in die Windows-Zwischenablage verschoben.
Kopieren	Beim Kopieren wird eine Kopie des Objektes in die Windows-Zwischenablage gelegt.
Einfügen	Der Inhalt der Zwischenablage wird an der aktuellen Cursorposition eingefügt. Sie können ein Objekt beliebig oft einfügen. Es bleibt solange in der Zwischenablage, bis ein neues Objekt in die Zwischenablage ausgeschnitten oder kopiert wird.

Markieren Sie den Textteil.
Klicken Sie auf das Symbol für „Ausschneiden“
oder klicken Sie auf das Symbol für „Kopieren”.
Positionieren Sie die Einfügemarke an die neue Stelle.
Klicken Sie auf das Symbol für „Einfügen“.

Tastenkombinationen    7

Ausschneiden	«Strg»«X»
Kopieren	«Strg»«C»
Einfügen	«Strg»«V»

Menü	Bearbeiten Ausschneiden/Kopieren Einfügen

!	Tip Das Verschieben oder Kopieren von Textteilen über die Zwischenablage kann auch über das Kontextmenü der rechten Maustaste durchgeführt werden.

8Verschieben und kopieren per Drag & Drop

Beim Verschieben wird ein Objekt ohne Umweg über die Windows-Zwischenablage mit der Maus verschoben bzw. kopiert. Man nennt dieses Verfahren “Drag & Drop”.

l Markieren Sie den Textteil, den Sie verschieben möchten.

l Zeigen Sie in die Markierung und drücken die linke Maustaste.

l Ziehen Sie die Markierung an die gewünschte Position.



!	Anmerkung Möchten Sie kopieren, halten Sie beim Ziehen zusätzlich «Strg» gedrückt.



susanne.riedler@aon.at  Susanne Riedler PCNEWS-61  Februar 1999 29

OFFICE Win-Word-Kurs

Seitenansicht

In der Seitenansicht erhalten Sie eine Vorschau auf das Dokument in der Form, wie es gedruckt wird. Diese Ansicht ermöglicht Ihnen, eine oder mehrere Seiten nebeneinander anzuzeigen, um so die Aufteilung im Gesamtbild beurteilen zu können und letzte Korrekturen durchzuführen.

Symbolleiste
Menü	Datei Seitenansicht



Sie erhalten in der Seitenansicht eine neue Symbolleiste:

a. Drucken
b. Bearbeitungs-/Zoommodus
c. eine Seite anzeigen
d. mehrere Seiten anzeigen
e. Zoomfeld – Anzeigegröße der Seitenansicht
f. Zeilenlineal ein-/ausblenden
g. Größe anpassen
h. Ganzer Bildschirm
i. Schließen der Seitenansicht

!	Tipp Sie können das Dokument auch in der Seitenansicht bearbeiten! Klicken Sie dafür nochmals auf das Symbol „Lupe“ in der Seitenansicht-Symbolleiste! Sie wechseln in den Bearbeitungsmodus.

„Wir bringen unsere Dokumente ins richtige Format“

Mit einem Textverarbeitungsprogramm, das eine Fülle von nützlichen Befehlen und Funktionen bereithält, werden Dokumente nicht nur geschrieben, sondern auch gestaltet.

Eine Formatierung bezieht sich grundsätzlich auf markierte Textteile. Dies kann ein einzelner Buchstabe, ein Wort, eine Zeile, mehrere Absätze oder auch das gesamte Dokument sein.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen:

Zeichenformatierung

Sie können wichtige Textpassagen, Überschriften oder Stichwörter optisch hervorheben, z.B. durch Veränderung der Schriftart, Schriftgröße, Unterstreichung, Kursivdruck, Fettdruck usw.

Absatzformatierung

Durch Ausrichtung eines Absatzes, Absatzeinzüge, Tabulatoren, die Verwendung von Rahmen und Linien sowie Aufzählungen können Sie einen Text leicht strukturieren.

Abschnittsformatierung

Sie können Ihr Dokument in Abschnitte unterteilen und für jeden Abschnitt andere Optionen (z.B. Kopf- und Fußzeilen) festlegen.

Seitenformatierung

Sie können für jedes Dokument/Abschnitt die gewünschten Seitenränder/Papierformat festlegen.

Zeichenformatierung

Unter Zeichenformatierung versteht man das Gestalten von einzelnen Buchstaben, Wörtern, mehreren Absätzen oder des gesamten Dokuments. Sie können das Aussehen einzelner Zeichen variieren, indem Sie den zu ändernden Text markieren und Zeichenformate zuweisen.

Einige Zeichenformate

Schriftart – die Standardschrift von Word ist Times New Roman 10 pt

Schriftgrad Schriftgröße wird in Punkt angegeben (1 Punkt = 0,376 mm)

Fett

Kursiv

Unterstreichung

Doppelt unterstrichen

Durchgestrichen

GROSSBUCHSTABEN

Schattiert

G  e  s  p  e  r  r  t  bzw.  schmal

^Hoch-/_Tiefstellung

Kapitälchen

Verborgen

(wird am Bildschirm angezeigt – nicht gedruckt)

!	Tipp Wenn Sie nur einem Wort eine Formatierung zuweisen wollen reicht es, wenn sich der Cursor in diesem Wort befindet. Sie müssen nicht markieren.

Zeichenformatierung nach der Texterfassung

Wählen Sie Menü Format Zeichen, um die einzelnen Zeichenattribute zuzuweisen. Im Vorschaufenster können Sie das Ergebnis sofort überprüfen.	Format Zeichen
Klicken Sie auf die Registerkarte „Abstand“, um auch die Laufweite des Textes (gesperrt) zu verändern.	Format Zeichen Abstand

!	Anmerkung In Word 97 gibt es eine dritte Registerkarte „Animation“. Es handelt sich dabei um Animationseffekte, die nicht gedruckt werden.



30 PCNEWS-61  Februar 1999 Susanne Riedler susanne.riedler@aon.at

Win-Word-Kurs OFFICE

8Formatierungsleiste

Die wichtigsten Formatierungen können Sie auch über die Formatierungsleiste zuordnen.



7Tastenkombinationen

«Strg»«ë»«F»	Fett
«Strg»«ë»«K»	Kursiv
«Strg»«ë»«U»	Unterstrichen
«Strg»«ë»«W»	Wort unterstrichen
«Strg»«ë»«D»	Doppelt unterstrichen
«Strg»«ë»«G»	GROßBUCHSTABEN
«Strg»«ë»«Q»	KAPITäLCHEN
«Strg»«ë»«A»	Schriftart
«Strg»«ë»«P»	Schriftgröße (Schriftgrad)

!	Tipp Mit «Strg»«Leertaste» können Sie die gesamte Zeichenformatierung aufheben!

Text schnell formatieren -
Format übertragen

Sie können eine bereits vorhandene Formatierung auf einen anderen Textteil übertragen.

l Markieren Sie den Text mit der gewünschten Formatierung.
l Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol „Format übertragen“.
l Sie erhalten einen Mauszeiger mit Pinsel.
l Ziehen Sie mit diesem Pinsel über den Text, den Sie formatieren möchten.

!	Tipp Möchten Sie die Formatierung auf mehrere Textteile übertragen, müssen Sie auf das Symbol doppelklicken. Heben Sie mit «ESC» die Funktion wieder auf oder klicken Sie nochmals auf das Symbol „Format übertragen“.

Verändern der Standardschrift

Die Standardschrift von Word ist „Times New Roman 10 pt“. Diese Schrift wird automatisch nach dem Start von Word in der Schriftenliste angezeigt. Sie können natürlich auch eine andere Schrift als Standardschrift definieren und die Voreinstellung ändern.

Wählen Sie im Menü „Format/Zeichen“ die gewünschte Schrift und Schriftgrad.	Format Zeichen
Klicken Sie auf die Schaltfläche. Sie erhalten folgende Dialogbox:
Bestätigen Sie die Auswahl.




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susanne.riedler@aon.at  Susanne Riedler PCNEWS-61  Februar 1999 31